Hybridmeetings

Reisebeschränkungen aufgrund der SARS-CoV-2 Pandemie machen es oft schwierig oder unmöglich, nach Dagstuhl zu kommen. Daher bietet Schloss Dagstuhl während der Pandemie die Möglichkeit der Remote-Teilnahme an Veranstaltungen. Die Entscheidung, ob von der Möglichkeit eines solches Hybridemeetings, also mit einer Mischung aus Vor-Ort-Teilnehmern und Remote-Teilnehmern, Gebrauch gemacht werden soll, ist den Organisatoren überlassen, ebenso wie die konkrete Ausgestaltung.

Dazu hat Schloss Dagstuhl zwei Vortragssäle mit professioneller Technik für Diskussionen und Vorträge im hybriden Format ausgerüstet.

 

 

Bei Fragen zu Hybridmeetings wenden Sie sich bitte an unsere Ansprechpartner für Ihr Seminar.

 

FAQs

  • Professionelle technische Ausstattung Raumtonabnahme mit Deckenmikrophonen, Mischpulte für Wechsel zwischen Raumton und Headset des Vortragenden, Kameras für Raumbild und Vortragendenbild, separater Beamer für externe Teilnehmer und so weiter; sowie eine Instanz von zoom.
  • RaumgrößenSchloss Dagstuhl hat für Veranstaltungen mit ca. 45 Teilnehmenden einen Raum für bis zu 20 Vor-Ort-Teilnehmende mit Mikrophonen und Kamera ausgestattet, für Veranstaltungen mit etwa 30 Teilnehmenden einen Raum für bis zu 15 Vor-Ort-Teilnehmende. (Die Anzahl der Personen pro Raum ist aufgrund unserer Infektionsschutzmaßnahmen begrenzt, um ausreichende Sicherheitssabstände einhalten zu können.)
    Die Videokonferenzsoftware, die Dagstuhl anbietet, erlaubt es auf verschiedene Arten und Weisen Breakout-Gruppen zu bilden. Um Hybrid-Breakout-Gruppen mit mehreren der Vor-Ort-Teilnehmenden zu ermöglichen, kann Schloss Dagstuhl auf Anfrage kleinere Räume mit einem Beamer und einem Tisch-Mikrofon ausstatten, die dann mit einem Laptop mit integrierter Kamera verbunden werden können. Auf jeden Fall ist das Mitbringen eines Headsets und eines Gerätes mit integrierter Kamera ratsam.
  • Organisatoren vor OrtEs wird darum gebeten, dass mindestens zwei Organisatoren oder von ihnen ernannte Vertreter vor Ort in Schloss Dagstuhl präsent sind. Absolutes Minimum ist ein Organisator oder Vertreter.
  • Videokonferenzassistenten Schloss Dagstuhl empfiehlt den Organisatoren dringend, vor der Veranstaltung zwei Videokonferenzassistenten (m/w/d) zu ernennen, die für die Bedienung der Technik vor Ort zuständig sind.
    Als optimal hat es sich herausgestellt, wenn eine der beiden Personen REMOTE teilnimmt und auch während Vortrag / Diskussion die Technik dauernd im Blick hat. Wir empfehlen hier eher einen jungen Wissenschaftler, der von dem Verfolgen des Seminars profitieren kann, aber keinen regulär geplanten Teilnehmer, der durch die Bedienung erheblich vom Seminar abgelenkt werden würde. Dabei können die Organisatoren bevorzugt eine zusätzliche Person zur Einladung für genau diese Aufgabe benennen, etwa ein Mitglied ihrer Arbeitsgruppen.
    Die andere Person sollte VOR ORT sein, um die Technik vor Ort ein wenig im Blick zu haben. Wir gehen davon aus, dass sie während der Vorträge erheblich weniger durch Bedienung der Technik abgelenkt ist. Aber auch hier können sie gerne einen zusätzlichen Wissenschaftler benennen.
    Die Aufgabe der Videokonferenzassistenten besteht im Moderieren und Vorbereiten der Videokonferenzen sowie der Bedienung der nötigen Soft- und Hardware. Sie dienen auch als Ansprechpartner für die IT-Abteilung von Schloss Dagstuhl.
  • Remoteteilnahme Schloss Dagstuhl bittet die Eingeladenen, uns möglichst früh durch unser DOOR Registrierungssystem mitzuteilen, ob sie vor Ort teilnehmen werden, nicht teilnehmen möchten oder die Möglichkeit der Remote-Teilnahme nutzen wollen.
    Wir bitten darum, Zugangsdaten zu den Videokonferenzen ausschließlich an bei Schloss Dagstuhl registrierte Teilnehmer weiterzugeben.
    Remote-Teilnehmende werden in der Veranstaltungsdokumentation getrennt von den Vor-Ort-Teilnehmenden aufgeführt.
    Von Remote-Teilnehmenden erhebt Schloss Dagstuhl im Moment keine Veranstaltungsgebühren.
  • ZeitzonenOft erfordert eine Hybridveranstaltung die Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen hinweg. Schloss Dagstuhl bemüht sich, möglichst flexibel auf die Bedürfnisse der Veranstaltung einzugehen und bittet darum, rechtzeitig (bevorzugt mindestens 2 Wochen im voraus) etwa notwendige Verschiebungen von Essens- oder Pausenzeiten mit unserer Rezeption abzusprechen.
  • Hinweise zur Ausgestaltung Die konkrete Ausgestaltung obliegt den Organisatoren. Wir raten dazu, die Eingeladenen bereits im Vorfeld der Veranstaltung klar darauf hinzuweisen, welchen Aufwand man von Remote-Teilnehmenden erwartet: Etwa ob ihre Teilnahme für die ganze Veranstaltungsdauer während aller Sessions erwartet wird oder ob sie nur für einzelne Sessions eingeplant wurden; ob sie wie bei einer Teilnahme vor Ort die ganze Veranstaltungsdauer zur aktiven Mitarbeit aufgefordert sind oder ob von ihnen nur ein Vortrag benötigt wird und sie sich den Rest ihrer Teilnahme freier einteilen können oder eine der vielen anderen möglichen Varianten.
    Schloss Dagstuhl stellt den Organisatoren eine gesonderte Mailingliste zur Verfügung, über die sie mit allen Eingeladenen in Kontakt treten können, die noch nicht abgesagt haben (also mit den Zusagern und Nichtmeldern).