Hybridmeetings

Reisebeschränkungen aufgrund der SARS-CoV-2 Pandemie machen es oft schwierig oder unmöglich, nach Dagstuhl zu kommen. Daher bietet Schloss Dagstuhl während der Pandemie die Möglichkeit, Remote-Teilnehmer in seine Veranstaltungen einzubinden, solange einige Teilnehmer vor Ort in Dagstuhl sind. Die Entscheidung, ob von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht werden soll, ist den Organisatoren überlassen. Falls die Organisatoren entscheiden, statt eines reinen Präsenzmeetings ein solches Hybridemeeting, also mit einer Mischung aus Vor-Ort-Teilnehmern und Remote-Teilnehmern, durchzuführen, ist das Folgende zu beachten:

 

  • Die Teilnahme vor Ort mit all ihren besonderen Möglichkeiten zum Austausch und zur Zusammenarbeit bleibt Kern des Dagstuhl-Konzepts. Es sollten mindestens 5 Vor-Ort-Teilnehmer in Schloss Dagstuhl sein. Im Falle kurzfristiger Absagen wird Schloss Dagstuhl flexibel reagieren und auch sehr kurzfristige Einladungen an alternative Vor-Ort-Teilnehmer unverzüglich versenden.
  • Schloss Dagstuhl hat für Veranstaltungen mit ca. 45 Teilnehmenden einen Raum für bis zu 20 Vor-Ort-Teilnehmende mit Mikrophonen und Kamera ausgestattet, für Veranstaltungen mit etwa 30 Teilnehmenden einen Raum für bis zu 15 Vor-Ort-Teilnehmende. (Die Anzahl der Personen pro Raum ist aufgrund unserer Infektionsschutzmaßnahmen begrenzt, um ausreichende Sicherheitssabstände einhalten zu können.)
  • Es wird darum gebeten, dass mindestens zwei Organisatoren oder von ihnen ernannte Vertreter vor Ort in Schloss Dagstuhl präsent sind. Absolutes Minimum ist ein Organisator oder Vertreter.
  • Schloss Dagstuhl empfiehlt den Organisatoren dringend, vor der Veranstaltung einen Videokonferenzassistenten zu ernennen, der vor Ort präsent ist. Dabei können die Organisatoren bevorzugt eine zusätzliche Person zur Einladung für genau diese Aufgabe benennen, etwa ein Mitglied ihrer Arbeitsgruppen. Ihre Aufgabe besteht im Moderieren und Vorbereiten der Videokonferenzen sowie der Bedienung der nötigen Soft- und Hardware. Sie dient auch als Ansprechpartner für die IT-Abteilung von Schloss Dagstuhl. Die Entlohnung (150 EUR) durch Schloss Dagstuhl erfolgt analog zum Collector.
  • Teilnahmeberechtigt an den Videokonferenzen sind (nach Anmeldung) nur die zu der Veranstaltung Eingeladenen. Schloss Dagstuhl informiert auch alle zu der Veranstaltung Eingeladenen über die Möglichkeit der Anmeldung zur Remote-Teilnahme, selbst wenn die Organisatoren die Entscheidung für ein Hybridmeeting erst treffen, nachdem schon einige Eingeladene die reguläre Einladung zur Präsenzveranstaltung ausgeschlagen haben. Eine Weitergabe von Zugangsdaten zu den Videokonferenzen an Dritte ist nicht statthaft, denn es handelt sich lediglich um die Ermöglichung einer Remote-Teilnahme für die, die auch zu einer Teilnahme vor Ort eingeladen wurden.
  • Eingeladene müssen gegenüber Schloss Dagstuhl erklären, ob sie vor Ort teilnehmen werden, nicht teilnehmen möchten oder die Möglichkeit der Remote-Teilnahme nutzen wollen.
  • Um die Vorbereitung einer Hybridveranstaltung zu ermöglichen, wird Schloss Dagstuhl den Organisatoren eine gesonderte Mailingliste zur Verfügung stellen, über die sie mit allen Eingeladenen in Kontakt treten können, die noch nicht abgesagt haben (also mit den Zusagern und Nichtmeldern).
  • Oft erfordert eine Hybridveranstaltung die Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen hinweg. Schloss Dagstuhl bittet darum, rechtzeitig etwa notwendige Verschiebungen von Essens- oder Pausenzeiten mit unserer Rezeption abzusprechen.
  • Die konkrete Ausgestaltung der Remote-Teilnahmemöglichkeiten obliegt den Organisatoren. Wir raten dazu, die Eingeladenen klar darauf hinzuweisen, welchen Aufwand man von Remote-Teilnehmenden erwartet: Etwa ob ihre Teilnahme für die ganze Veranstaltungsdauer während aller Sessions erwartet wird oder ob sie nur für einzelne Sessions eingeplant wurden; ob sie wie bei einer Teilnahme vor Ort die ganze Veranstaltungsdauer zur aktiven Mitarbeit aufgefordert sind oder ob von ihnen nur ein Vortrag benötigt wird und sie sich den Rest ihrer Teilnahme freier einteilen können oder eine der vielen anderen möglichen Varianten.
  • Remote-Teilnehmende haben genau so wie die Vor-Ort-Teilnehmenden mittels ihrer DOOR-Zugangsdaten Zugriff auf die Materialseiten der Veranstaltung usw.
  • Remote-Teilnehmende werden in der Veranstaltungsdokumentation getrennt von den Vor-Ort-Teilnehmenden aufgeführt.
  • Von Remote-Teilnehmenden erhebt Schloss Dagstuhl im Moment keine Veranstaltungsgebühren.
  • Sollten im Rahmen der Veranstaltung auf Wunsch der Organisatoren durch Schloss Dagstuhl oder mittels der von Schloss Dagstuhl bereitgestellten Infrastruktur Videoaufzeichnungen gemacht werden, so werden diese auf Dagstuhls Servern spätestens 7 Tage nach der Veranstaltung gelöscht.
  • Schloss Dagstuhl benutzt eine (wahrscheinlich in Europa gehostete) Instanz von zoom.
  • Die Videokonferenzsoftware, die Dagstuhl anbietet, erlaubt es auf verschiedene Arten und Weisen Breakout-Gruppen zu bilden. Um Hybrid-Breakout-Gruppen mit mehreren der Vor-Ort-Teilnehmenden zu ermöglichen, kann Schloss Dagstuhl auf Anfrage kleinere Räume mit einem Beamer und einem Tisch-Mikrofon ausstatten, die dann mit einem Laptop mit integrierter Kamera verbunden werden können. Auf jeden Fall ist das Mitbringen eines Headsets und eines Gerätes mit integrierter Kamera ratsam.