Nachdem Ihr Antrag auf ein Dagstuhl-Seminar bzw. auf ein Dagstuhl-Perspektiven-Workshop angenommen wurde, sind Sie nun Organisator.
Es kommen einige Freuden und Pflichten auf Sie zu.
Einladungen
Nach Genehmigung muss ca. ein Jahr vor dem Seminar-Termin ein endgültiger Vorschlag für die Einladungsliste und evtl. die Nachrückerliste mit vollständigen Adressen und möglichst auch E-Mail-Adresse und URL nachgereicht werden. Bitte markieren Sie auch hier - wie schon beim Antrag - Nachwuchswissenschaftler, Industrielle, Frauen und die Forschungsgebiete der einzelnen Einzuladenden. Das Zentrum lädt die Teilnehmer dann ein. Die Einladungen werden ca. zehn Monate vor dem Termin verschickt. Die eingeladenen Personen erhalten neben dem Einladungsschreiben eine Kurzbeschreibung der geplanten Seminarinhalte (Motivationstext) sowie ein Reservierungsformular und ein Informationsblatt zu unserem Zentrum.
Es wird keine Anmeldefrist angegeben, sondern um baldige Rücksendung der Anmeldung an die Geschäftsstelle gebeten. Wir bitten die Organisatoren, Rückmeldungen, die sie direkt erhalten, an uns weiterzuleiten.
Ca. sechs Wochen nach dem Versand der Einladungsbriefe wird per E-Mail eine Erinnerung an die Nichtmelder geschickt, um die Zusagersituation besser abzuklären. Eine weitere Erinnerung erfolgt ca. sechs bis acht Wochen vor dem Seminar in Form einer E-Mail mit Reisehinweisen.
Nachrücker
In der Vorbereitungsphase, sowie jederzeit auf Anfrage, erhalten die Organisatoren einen Zwischenbericht zum Stand der Anmeldungen. Damit wird ihnen auch ermöglicht, bei den noch nicht angemeldeten Teilnehmern gegebenenfalls nachzufragen. Falls noch keine Nachrückerliste zusammengestellt wurde, kann das jetzt geschehen. Dabei soll versucht werden, zunächst einmal die Absager durch Personen mit ähnlichem Spektrum (siehe Einladungen) zu ersetzen.
Es ist auch möglich, noch Personen nachzumelden, die erst in jüngster Zeit in Erscheinung getreten sind, und daher auf der ursprünglichen Vorschlagsliste nicht berücksichtigt wurden. Nach Absprache mit den Organisatoren werden die Nachrücker eingeladen.
Etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin wird die Teilnehmerliste auf der Seminar-Homepage veröffentlicht und an alle Personen, die noch nicht abgesagt haben, werden Informationen und Reisehinweise per E-Mail geschickt. In vielen Fällen klärt sich dann schnell, wer von den Eingeladenen noch kommen möchte.
Es ist nicht notwendig, kurzfristig vor dem Seminarbeginn noch Personen anzumelden, um die Teilnehmerschaft aufzufüllen. Die Dagstuhl-Seminare erreichen und bewahren ihr Niveau durch das Niveau ihrer Teilnehmer. Die Resultate werden hingegen durch eine geringere Teilnehmerzahl nicht geschmälert.
Programm und Durchführung
Wir erwarten von den Seminarteilnehmern aktuelle Beiträge aus ihrer laufenden Arbeit. Mit dem Versand der Reisehinweise ca. sechs Wochen vor dem Seminartermin werden die Teilnehmer gebeten, Titel, Abstract und ggf. anderes Material ihres geplanten Vortrages auf unseren Server zu laden (sog. Seminar Materials)
Das Programm wird von den Organisatoren zusammengestellt. Um einen möglichst dynamischen Verlauf zu gewährleisten, empfehlen wir, dies nicht im Voraus für die ganze Woche zu tun. Es ist wichtig, viel Zeit für Diskussionen einzuplanen. Gerne wird mittwochnachmittags eine Wanderung bzw. ein Ausflug in die Umgebung unternommen, sodass von Montagfrüh bis Freitagmittag fünf Vormittage und drei Nachmittage zur Verfügung stehen. Wir empfehlen, nicht mehr als 32 Vorträge in das Programm aufzunehmen.
Bereits mit den Einladungen teilen wir mit, dass unter Umständen nicht alle angemeldeten Vorträge auch eingeplant werden können. Es kann sich auch ergeben, dass in separaten Gruppen diskutiert wird. Dafür stehen genügend Räume zur Verfügung. Bei einigen Seminaren wurden recht erfolgreiche Grundsatzdiskussionen geführt, die offene Probleme und zukünftige Entwicklungen zur Sprache brachten.
Das Programm kann jeden Abend für den folgenden Tag zusammengestellt werden. Dadurch können auch Diskussionsergebnisse den Verlauf des Seminars bestimmen. Dies unterscheidet Dagstuhl-Seminare völlig von üblichen Workshops und macht sie in besonderer Weise produktiv und effizient.
An- und Abreise
Die Gäste werden i.d.R. sonntagnachmittags ab 15:00 Uhr in Schloss Dagstuhl erwartet. Da am Wochenende unser Personal nicht eher verfügbar ist, gibt es keine Möglichkeit, Personen früher in das Haus zu lassen. Wir verweisen daher samstags anreisende Gäste auf nahe gelegene Hotels bzw. auf Hotels in Mainz, wo alle in Frankfurt per Flugzeug ankommenden Gäste durchfahren, da es an der Bahnroute zu unser Zentrum liegt. Gleiches gilt für Gäste aus Übersee, die günstige Flugpreise durch Einschluss eines Wochenendes erhalten und nach dem Seminar länger bleiben möchten, wobei es möglich ist, bis samstagmorgens nach dem Frühstück zu bleiben.
Eine Mitarbeiterin ist am Anreisetag zwischen 15:00 und 19:00 Uhr an der Rezeption (im Neubau), um die Gäste zu begrüßen und anstehende Fragen zu beantworten.
Die Gäste erhalten Nachmittagskaffee und Abendbrot.
Self-Checkin: Nach 19:00 können Gäste selbst einchecken. Um das Haus zu betreten, brauchen Sie den Tür-Code, der mit den Reisehinweisen mitgeteilt wurde. An der Rezeption im Neubau finden die Gäste eine Liste mit den Zimmerzuteilungen. Die schon anwesenden Gäste oder der Organisator sollten Neuankömmlinge einweisen. Es sollte daher mindestens einer der Seminarleiter am Sonntagnachmittag anreisen.
Am Montagmorgen bitten wir die Seminarleiter in die Verwaltung zu kommen, um das Team kennen zu lernen und Organisatorisches zu besprechen.
Öffnungszeiten der Verwaltung:
- Montag - Donnerstag: 7:30 bis 16:00 Uhr
- Freitag: 7:30 bis 14:30 Uhr
Wir erwarten von den Teilnehmern, dass sie während der ganzen Woche anwesend sind, da durch An- und Abreise zwischen Dienstag und Donnerstag der Seminarverlauf und die Programmplanung empfindlich gestört werden. Die Abreise erfolgt i. d. R. am frühen Freitagnachmittag. Es besteht jedoch die Möglichkeit, bis zum Samstagmorgen zu bleiben.
Kinderbetreuung
Für Seminarteilnehmer, die zu Hause keine Betreuung für ihr Kind arrangieren konnten und aus diesem Grunde die Teilnahme ablehnen müssten, können wir vor Ort eine Kinderbetreuung organisieren. Hierzu mögen sich die Teilnehmer bitte rechtzeitig vor dem Seminar an uns wenden 
service(at)dagstuhl.de.
Haus, Unterkunft, Mahlzeiten
Das Haus steht für eine Woche den Teilnehmern eines Seminars zur Verfügung. Parallel können zeitweise kleinere Gruppen von Informatikern, einzelne Forschungsgäste oder auch ein zweites Seminar anwesend sein. Es besteht eine vertrauensvolle Atmosphäre, alle Zimmer sind unverschlossen, Wertgegenstände können in Schließfächern verwahrt werden. Wir legen deshalb großen Wert darauf, dass die Haustüren nicht offen stehen, und dass nur die von uns persönlich geladenen Gäste anwesend sind und sich durch das Tragen der Namensschilder kenntlich machen. Begleitpersonen können wir, sofern sie angemeldet sind, in geringer Zahl beherbergen. Bitte teilen Sie uns auch mit, wenn Sie Tagesgäste erwarten.
Übliche Essenszeiten:
- Frühstück 7:30 bis 8:45 Uhr
- Mittagessen 12:15 Uhr
- Abendessen 18:00 Uhr.
Vormittags wird Kaffee vor den Vortragssaal gebracht, nachmittags steht eine Kaffeetafel mit Kuchen im Speisesaal bereit. Die Küche bietet mittags leichte Kost, abends wird die warme Hauptmahlzeit gereicht. Wir möchten Sie in diesem Zusammenhang herzlich bitten, darauf hinzuwirken, dass die Essenstermine auch eingehalten werden. Die Teilnehmer werden bei den Hauptmahlzeiten immer neu gemischt an die Tische verteilt. Dies soll auch die Leute zusammenbringen, die sich noch nicht gut kennen. Im Weinkeller und in der Cafeteria gibt es rund um die Uhr Kaffee zur Selbstbedienung und gegen 22:00 Uhr eine Käseplatte.
Unser Küchenteam wird entlastet, wenn die Gäste nach den Mahlzeiten beim Abräumen helfen. Mehrere Geschirrwagen stehen bereit.
Wanderung
Der Mittwochnachmittag ist traditionell einer Wanderung in die nahegelegenen Wälder oder einem Ausflug vorbehalten. Es bietet sich dadurch die Möglichkeit, einerseits auf ungezwungene Weise mit einander ins Gespräch zu kommen und sich andererseits etwas Bewegung zu verschaffen. Unser Personal in Dagstuhl steht Ihnen mit Tipps und Kartenmaterial (leider aber nicht als Führer) zur Verfügung.
Rechner- und Geräteausstattung
Die Hardware umfasst vor allem UNIX-Rechner, wenige PC und Macintosh, sowie Drucker. Die Rechner sind untereinander vernetzt und an das Internet angeschlossen. Mitgebrachte Laptops können über DHCP mit RJ45-Stecker oder über WLAN an das Hausnetz angeschlossen werden. Jeder Gast erhält einen eigenen Account, der bis zu 4 Wochen nach dem Seminar bestehen bleibt.
In den beiden größeren Vortragssälen sind Rechner und Beamer installiert. Laptops können ebenfalls an den Beamer angeschlossen werden. Kabel sind vorhanden.
In den Gästezimmern gibt es bis aus wenige Ausnahmen WLAN, das man auch in weiten Teilen des Hauses nutzen kann. Außerdem gibt es Adapter zum Anschluss eines Laptops mit ISDN-Karte bzw. Modem an die Telefonanlage (Hierbei entstehen Telefonkosten).
Viele der in einem Konferenzzentrum üblicherweise vorhandenen Möglichkeiten sind auch bei uns verfügbar (Beamer, Overhead und Dia-Projektion, Flipcharts, Pinnwände, Präsentationswände, Moderatorenkoffer, Audio-Anlage mit Klemmmikrophon, Telefax [+49-6871-905133]). Außerdem haben wir ein Videogerät mit allen wichtigen Normen und einem seriellen Anschluss sowie ein transportables Videogerät mit Laptopanschluss.
Ebenso gibt es Kopiergeräte, die gegen Erstattung der Selbstkosten von unseren Gästen benutzt werden können.
Bibliothek
Unseren Gästen steht eine gut ausgestattete Fachbibliothek zur Verfügung. Der Katalog ist über unsere WWW-Seiten recherchierbar. Es besteht auch die Möglichkeit zur Literatur-Recherche in Online-Datenbanken. Wir freuen uns, wenn unsere Gäste einen Beitrag zum Aufbau unserer Bibliothek leisten. Erwünscht sind dabei freie Autorenexemplare, insbesondere von Büchern, die im Buchhandel nicht mehr erhältlich sind.
Unsere Bibliothekarin stellt zu jedem Seminar die Bücher der Teilnehmer aus, die in unserer Bibliothek verfügbar sind, und bittet die Autoren, ihre Bücher zu signieren. Nach Wunsch werden auch Bücher zu einem speziellen Thema ausgelegt. Die Bibliothek ist rund um die Uhr geöffnet. Bücher können von den Gästen nach Belieben ausgeliehen werden, allerdings nur solange sie sich in unserem Hause aufhalten.
Seminarbuch
In das Seminarbuch tragen fortlaufend alle Teilnehmer unserer Seminare handschriftlich eine Zusammenfassung Ihres Vortrags ein. Hiermit hinterlässt jeder Gast eine persönliche Spur in der Geschichte von Schloss Dagstuhl.
Materialien zum Seminar
Um die Seminarteilnehmer bei ihrer wissenschaftlichen Arbeit zu unterstützen bieten wir eine Webplattform an, auf welcher die Teilnehmer Materialien (Abstract, Folien, ...) hochladen können.
Die Plattform ist von der Seminar-Webseite erreichbar über den Link "Teilnehmer und gemeinsame Dokumente".
Seminardokumentation: Dagstuhl Reports
Die finanzielle Unterstützung, die den Seminaren durch Schloss Dagstuhl gewährt wird, bedarf einer Qualitätssicherung in Form einer Dokumentation.
Zu jedem Seminar wird daher ein zitierfähiger Beitrag für die periodischen Zeitschrift Dagstuhl Reports veröffentlicht. Der Seminarbericht sollte folgendes beinhalten:
- eine Zusammenfassung der Seminarverlaufs und grundsätzlicher Ergebnisse,
- eine Kurzübersicht über die gehaltenen Vorträge (Abstracts), und
- (falls stattgefunden) Ergebnissammlungen aus Arbeitsgruppen.
Darüber hinaus haben Teilnehmer des Seminars die Möglichkeit, unbegutachtete Arbeiten auf arXiV/CoRR als Teil des Dagstuhl Preprint Archive zu veröffentlichen.
Die Zeitschrift Dagstuhl Reports wird unter einer Creative Commons Lizenz unter dem OpenAccess-Prinzip, d.h. online und unentgeltlich, veröffentlicht.
Wir bitten die Organisatoren, einen Collector zu nominieren, dessen Aufgaben hier formuliert sind.
Mehr Informationen zur Dokumentation und zur Reihe finden Sie unter Dagstuhl Reports.
Zahlungsweise
Die Abrechnung mit den Gästen wird am letzten Seminartag abgewickelt. Details sind im Punkt Kosten beschrieben.
